Politique et procédures en matière de protection des renseignements personnels
Déclaration liminaire :
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, (Loi C-6 sur la protection des renseignements personnels), le présent document constitue la politique énoncée et la marche à suivre du Service d'assistance canadienne aux organismes (SACO).
Les renseignements fournis à SACO par les volontaires nous permettent de faire notre travail. Par conséquent, en mettant en oeuvre la Loi sur la protection des renseignements personnels, SACO a effectivement codifié les pratiques que nous avons toujours exercées.
Declaration de La politique
Pour devenir volontaire de SACO*, vous devez fournir des renseignements personnels. Nous recueillons, utilisons et révélons les renseignements personnels uniquement à des fins qu'une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances.
*Les volontaires de SACO comprennent les conseillers volontaires, et les membres du conseil d'administration.
Quelle est la définition de l'expression « renseignements personnels »?
Selon la définition contenue dans la Loi, les renseignements personnels comprennent toute information sur une personne, soit l'état matrimonial, la date de naissance, l'adresse personnelle et le numéro de téléphone, l'emploi, l'instruction, les antécédents médicaux, les renseignements sur les personnes à charge et l'information bancaire.
À quelles fins SACO utilise-t-il les renseignements personnels?
Nous obtenons des renseignements sur les volontaires uniquement pour les fins suivantes :
- Inscrire un volontaire dans le répertoire
- Comprendre les habiletés et l'expérience d'un volontaire dans le but d'établir son admissibilité aux programmes et services
- Assurer l'efficacité et l'efficience dans la sélection des volontaires pour les affectations de SACO
- Commercialiser ou fournir des produits et services
- Communiquer efficacement avec les intervenants de SACO, notamment les volontaires, les clients et les commanditaires
- Développer le soutien aux activités et programmes de SACO par le biais des relations publiques, des communications et des campagnes de financement
- Respecter les exigences légales et réglementaires
Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
- Nous ne vendons, n'échangeons ni ne louons à des tiers les renseignements sur les volontaires de SACO, y compris les clients et les commanditaires.
- Nous conservons l'information aussi longtemps que nécessaire.
- Nous nous conformons à la législation pertinente sur la protection des renseignements personnels.
Qu'est-ce qui constitue un consentement à l'utilisation des renseignements personnels?
Pour les conseillers volontaires qui ont complété et signé le formulaire d'inscription des conseillers volontaries avant le 1er juillet 2001, la signature sur le formulaire constitue leur consentement à l'utilisation des renseignements personnels, sauf si SACO reçoit un avis écrit d'une personne à l'effet que les renseignements personnels à son égard ne doivent pas être utilisés pour les fins précitées.
Tout volontaire qui s'inscrit après la mise en oeuvre de cette politique sera tenu, lors de son inscription à titre de volontaire, de fournir son consentement écrit à l'utilisation des renseignements personnels.
Accès aux renseignements personnels
Les volontaires auront la possibilité d'examiner les renseignements personnels que SACO détient sur eux en présentant une demande écrite à cet effet. (Consulter la rubrique Comment communiquer avec SACO à la fin de ce document.)
Agent de vérification de la conformité
Dans le cas où la mise en oeuvre de cette politique susciterait des préoccupations, le secrétaire-trésorier de SACO est désigné comme agent de vérification de la conformité : Terry Brackenridge au 416-961-2376, poste 283, ou tbrackenridge@saco-ceso.com
SACO fera preuve de transparence relativement à ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
Procédures
- A. Tous les conseillers volontaires sont tenus de remplir un Formulaire d'inscription des conseillers volontaires au moment de leur inscription auprès de SACO. Le formulaire contient une disposition prévoyant l'utilisation aux fins précitées des renseignements personnels comme condition d'inscription auprès de SACO. Par conséquent, la signature du formulaire constitue le consentement d'utiliser les renseignements pour les seules fins énoncées ci-dessus.
B. Tous les autres volontaires sont tenus de signer une fiche de documentation de base qui constitue le consentement.
C. Dans le cas des CV qui se sont inscrits auprès de SACO avant le 1er juillet 2001 : la signature apposée sur le Formulaire d'inscription des volontaires constitue un consentement, sauf si SACO a reçu un avis écrit à l'effet que les renseignements fournis ne doivent pas être utilisés pour les fins décrites ci-dessus et que, par conséquent, le/la volontaire souhaite que son nom soit rayé du répertoire. Veuillez adresser un tel avis à Nicole Gold, directrice du répertoire.
- Pour les questions à l'égard de l'utilisation des renseignements cliquez Comment communiquer avec SACO.
- Le Service aux volontaires est responsable de l'ouverture, de la mise à jour et de la fermeture des dossiers. La précision des renseignements est assurée de deux façons :
a) en faisant parvenir tous les deux ans une lettre à tous les volontaires afin de les inviter à actualiser les renseignements contenus dans la base de données, notamment les habiletés et l'expérience, et
b) en donnant suite en tout temps aux demandes générales des volontaires visant la mise à jour de l'information. Les volontaires peuvent accéder, examiner et actualiser leur dossier. Le Service aux volontaires peut demander au volontaire d'adresser sa demande par écrit et si les renseignements doivent être livrés par la poste, on demandera au volontaire de fournir une enveloppe préadressée et affranchie (9 po x 12 po).
- Les renseignements personnels seront éliminés de manière appropriée. Aucun document imprimé contenant des renseignements personnels ne doit être utilisé comme papier brouillon ou réutilisé dans la photocopieuse.
- Il est possible que les volontaires aient des questions ou des préoccupations à l'égard de l'utilisation des renseignements ou du contenu de leur dossier. Si les préoccupations du volontaire ne sont pas résolues adéquatement, le dossier doit être acheminé à la directrice du Service aux volontaires. Si la question demeure non résolue, l'agent de vérification de la conformité de SACO étudiera le dossier et recommandera les mesures à prendre.
- Tous les membres du personnel et les volontaires qui ont accès aux dossiers des volontaires recevront une formation correspondant à leurs rôles et responsabilités chez SACO.
Comment communiquer avec SACO
- Les demandes générales peuvent être faites par téléphone ou courriel.
Les demandes initiales doivent être adressées à directeur des ressources humaines et des services aux conseillers volontaires au 416-962-2376 ou par courriel à volunteers.toronto@ceso-saco.com
Si vous demandez ou avez besoin de documents imprimésl votre demande doit être exprimée par écrit et être accompagnée d'une enveloppe préadressée et affranchie (9 po x 12 po).
Liens
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